SURAT MENYURAT
Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa
tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan
kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini,
manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya
baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan,
bahan atau cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini
zaman sudah maju dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama
mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan
dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.
Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas sebagai medianya.
Di era modern ini penulisan surat sebagian besar
beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih
cepat, dan memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara
otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang
masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung
dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.
Fungsi Surat
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa
sebenarnya fungsi surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya
adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
a. Fungsi
Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi
Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili
diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi
seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar
hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah
tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada
berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus
datang sendiri.
c. Fungsi
Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang
luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk,
tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti
pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis
lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai
bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi
Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya
arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga
apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman
untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
e. Fungsi
Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan
tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap
muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat
waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi
Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang
dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin
suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa
mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi
Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi
sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai
bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
Bagian – Bagian Surat dan Fungsinya
1. Kepala (Kop)
Surat resmi pada umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepada surat atau
kop. Biasnaya kepada surat disusun dengan tata letak yang menarik, terutama
kepala surat perusahaan. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan
identitas organisasi, yaitu :
a)
Nama organisasi atau lembaga
b)
Alamat kantor pusat dan cabang
c)
Nomor telepon
d)
Nomor faksimili
e)
Nomor kotak pos atau trompol pos
f)
Alamat kawat/e-mail
g)
Lambang/logo
Khusus pada surat-surat perusahaan, pada kepada surat juga sering
dicantumkan macamusaha atau bidang kegiatan dan nama bankir sebagai referensi.
Adapun manfaat dari kepala surat yaitu :
a. Identitas organisasi
b. Mengetahui nama dan
alamat kantor/organisasi
c. Memberi informasi atau
keterangan tentang organisasi
d. Alat promosi
2. Nomor
Setiap surat resmi terutama yangdikirm ke luar lingkungan organisasi
hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan
karena berguna :
a. Untuk memudahkan
pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat
penyimpanan surat dengan sisitem nomor)
b. Untuk mnegetahui
jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan
jumlah)
c. Untuk penunjukan
sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang
dibalas atau yang ditindaklanjuti)
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan
dan tahun pembuatan surat. Misalnya 08/MH/I/2010
3. Tanggal
Cara menulis tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara
surat pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan
alamat pengirim surat.
|
Penulisan tanggal
untuk surat resmi yangmemakai kepala surat tidak wajib oleh nama kota karena
nama kota telah tercantum pada kepala surat.
|
4. Lampiran
Lampiran adalah sesuuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan
itu berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengansurat pengantarnya.
Suat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi :
a. Untuk menyampaikan
maksud pengirimannya
b. Sebagai pengantar
untuk lampirannya.
Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu
menyebutkan satu persatu tiap dokumen yang dilampirkan (bila lampirannya
sedikit) dan menyebutkan secara umum (bila lampirannya banyak).
5. Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah
pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul [pada karangan lain.
Kedudukan hal atau perihal dalam surat resmi kiranya sudah mantap dan tentang posisinya
tidak ada maslah, yaitu di bawah lampiran.
Adapun
ketentuan dalam penulisan perihal atau hal yaitu :
a. Bila perihal ditulis
denganhuruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf kecil/undercase), huruf
awal setiap kata depan atau kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil
b. Sebaiknya perihal
surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruff kapital karena huruf kapital hanya
dipakai untuk menuliskan judul surat.
c. Pada akhir perihal
tidak diberi tanda titik
d. Bila perihal lebih
dari sati baris, jarak pengetikan antara baris adalah satu spasi.
e. Pemakaian garis bawah
sketang inisudah tidak lazim.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan ada dua
macam :
a. Alamat luar yaitu
alamat yang ditulis pada sampul surat
b. Alamat luar yaitu
alamat yang ditulis pada kertas surat
Ada bebrapa hal yang harus diperahatikan
dalam penulisan alamt tujuan yaitu:
a. Alamat tujuan beserta
alamat pengirim ditempatkan pada satu sisi amplop saja.
b. Alamat surat tidak
wajib diawali dengan kepada dan sejinisnya asalkan alamat tujuan ditempatkan
pada posisi yan tepat.
c. Ungkapan yang
trehormat (Yth) sebagai penghalus tidak selalu dipakai dalam alamat surat.
d. Surat dari seseorang
yang dirasa perlu disapa dengan ungkapan Yth, misalnya orang atau yang
dituakan, alim ulama, para pemuka masyarakat dan orang-orang lainnya
yang pantas disapa dengan Yth. Milsanya Yth. Direktur…..
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunannya agar surat
tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak
wajib. Surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam
kenyataannya bahwa surat pribadi selalu memakai salampembuka, surat niaga, dan
surat dinas pemerintah jarang memakai salam pemuka.
8. Isi Surat
Jika dilihat dari segi komposisi isi surat yang paling ideal adalah yang
terdiri dari tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea
penutup. Ketiga alinea tersebut menjalankan fungsi tertentu dalam karangan,
termasuk di dalam surat.
a. Alinea Pembuka
Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca
untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Di dalam surat resmi, alinea
pembuka harus telah mengandung masalah pokok surat, sehingga setelah membaca
alinea pembuka, pembaca surat tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran
akansurat yang diterimanya.
Bunyi alinea pembuka berpengaruh besar terhadap keberhasilan surat secara
keseluruhan karena alinea pembuka merupakan isi surat yangpaling awal dibaca.
b. Alinea Transisi
Yaitu selurih alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan penutup.
Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang maslah pokok
surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi sangat penting
karena di dalamnya terdapat isi surat sesungguhnya berupa pesan-pesan yangingin
disampaikan olej pengirim surat. Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering
disebut dengan alinea isi atau alinea pesan.
c. Alinea Penutup
Alinea penutup
berfungsi untuk menandakan uaraian masalah pokok surat sudah selesai. Alinea
ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, tetapi lebih merupakan
kesimpulan,mengemukakan harapan, atau imbauan danmengucapkan terima kasih
apabila perlu.
9. Salam Penutup
Pemakaian salam penutup sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak
wajib. Pada kenyataannya surat pribadi dan surat niaga selalu memakai
salampenutup sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup.
Salam penutup hanya dipakai dalam surat-surat berita tempatnya di bawah isi
surat. Gunannya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim
terhadap penerima surat.
10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Dalam surat niaga, setelah salam penutup masih sering tercantum nama
organisasi yang mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa
surat yang dikirim mewakili organisasi, bukan mewakili pribadi.
Misalnya :
Hormat saya,
Abyan Yanfa
Direktur Utama
11. Jabatan Penanda Tanganan
Jika dalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah tanda
tagan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan
lebih dhaulu, kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penand atangan di
bawahnya.
Contohnya :
Surat niaga
Hormat saya,
PT. Computer Int.
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam tradisi korespondensi di Indonesia yangboleh menandatangani surat
adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang
menandatangani sebuah ssurat adalah orang yang beranggung jawab atas kegiatan
yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas
nama unit organisasi.
13. Tembusan
Sebuah surat akanmempunyai tembusan bila kopi surat dikirmkan kepada pihak
ketiga yang ada sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat
yangdikeluarkannya. Kadnag-kadang ada pejabat atau pihak yang harus mengetahui
terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidnag tugasnya karena kepadanya
harus diberikan tembusan.
Misalnya :
Tembusan :
1. Pimpinan BNI 46 Cabang
UPI
2. Rektor UPI
14. Inisial Pengongsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengongsep danpengetik surat. Inisial
kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal
nama kecil dan huruf awal nama keluarga, misalnya Abyan Yanfa = ay. Inisial
banyak dipakai dalam surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui pengongsep dan
pengetik surat, jika sewaktu-waktu diperlukan orangnya dicari.
|
Dikutip dari,
